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ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

toaster team とは?

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チームのためのコラボレーションツール、それがtoaster team

チームで生まれる「もったいない」


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皆さん、チームや組織で働いているときにこんなご経験ありませんか?

1 業務の属人化で標準化されていない
2 情報がどこに何があるのか わからない
3 紙やファイルに情報が分散
4 情報が更新されているかどうか わからない
5 誰に聞いていいのか わからない
6 チャットツールの情報が追いきれない

毎日のように情報が更新され、経験も知見も増えていく一方でその情報がバラバラになっていたり、先進的なITツールやドキュメント管理ツールを導入していても、書き方やテンプレートがバラバラで「誰の何のためのものなのか」理解するのが困難だったり・・・。

 

また、個々人で蓄積されたノウハウ・技術は属人化が進むものの、チームの最大化につながる情報資産化につながっていなかったり。

とっても、もったいないですよね?

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従来の情報共有は、誰か発信したい人が情報をまとめて、一方通行で配信したり共有すことが殆どでした。端的に言うと「伝える」「配る」ことがゴールだったと言えます。

 

でも、伝えることをゴールにしてしまうと、受け取った仲間がそれを見たとき、読んだとき、本当に理解したと言えるでしょうか? 明日からの業務にすぐに役立ったり、知識化につながるかといえば、ちょっと別だったりしますよね。そう考えると、伝えることよりも、伝わったのか?という観点がとっても大切だと思うのです。

あなたのチームでは、誰かが作った情報が置きっぱなしになっていませんか? 

 

「知識や経験、スキルを自らシェアしあい学びあう」


ナレッジを作成してくれる仲間って、ナレッジを共有してくれる仲間って最高だよね!と。そして気づいたんです。業務マニュアルとか手順書とかガイダンスとか当たり前のように業務に存在するものですが、「マニュアル作成課」とか「ガイドライン制作グループ」と名称のついた専門部署や部門って見たことがないということに。


でも、あなたのチームや組織、会社には必ず何かしらのナレッジが紙やWord・Excel、PDFファイルのような形式で存在してますよね? それは誰が作ったのでしょうか。

あなたの目の前の同僚かもしれませんし、かわいい後輩かもしれません、もしかすると毎日頑張ってくれるインターンの彼や彼女のおかげかもしれません。


つまり、ナレッジシェアはいつも誰か特定の人が作って一方的に配信・共有されるものではないということです。チームや組織で働くひとりひとりが持つ経験や知識こそがナレッジそのもので、本来、皆ひとりひとりがナレッジを発信、共有すべきものだということです。

 

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toaster teamでは、ナレッジシェアを根本から考えました。

「チームメンバーがそれぞれ持つ知識や経験、スキルを自らシェアしあい
学びあうことによって組織力を強化する」ことをコンセプトに、サービスを設計しました。また情報共有だけにとどまらず、情報をチームやひとりひとりが活用・運用することで理解や定着につながる次世代型のナレッジシェアを実現したいと考えました。

かんたんと平準化にこだわりました

 

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従来のWikiやドキュメント作成ツールと大きく異るのはフォーマット、お作法です。「だれでもかんたんにナレッジを作れる」ことと同時に「だれでもそのナレッジがわかる」を担保しなければ意味がありません。

toaster teamは、ナレッジをワークフロー形式で作成できることが特徴です。レゴブロックやガンダムのプラモデルを組み立てるように、ステップの1、ステップの2、3、4...と順番に読み進めていくことで、テンポよくそのナレッジの理解促進や定着を実現します。

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また、ナレッジを作成する立場にとっても、いきなり濃密な説明文や画像などの補足情報を用意するのは難しいし、時間もかかりますよね。そのため、ステップのタイトルを入力するだけでワークフローを作成し、全体の構成を先に作ってしまうことができます。 

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作成した情報はボタンひとつでチームにオープンなナレッジとして共有できます。もう、WordやExcelのようなツールで作成したものをファイル形式で共有する手間や管理は必要ありません。

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はじめにガイドで目的が明瞭化

それぞれのナレッジには「はじめにガイド」が用意されているので、「誰の」「何のための」ドキュメントか、端的に理解を促すことができます。

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ステップ毎にコメントできます

チームの仲間から「質問」や「フィードバック」「感想」などのコメントをもらうことができます。コメントをもとに、ドキュメントをアップデートしていくことで、さらに活用度の高い最新のナレッジになります。作りっぱなしのドキュメントにさようならですね。

このようにtoasterでは、チームのナレッジをみんなで「育て続ける」ことができる仕掛けが盛りだくさんあります。


あらゆるところに仲間のナレッジが存在する

 

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toaster teamでは、自由にグループをつくることができます。

たとえば、営業・マーケティング・カスタマーサポート・人事・労務・総務・経理・財務・法務・広報・IR・経営企画・商品企画・生産管理・調達・製造・購買・情報システム・品質保証・社長室・秘書室など。

部門毎の手順書やお作法、テクニック、ガイダンス、マニュアル、取扱説明書はもちろん、店舗の運用や機器の利用方法などなど、あらゆるナレッジをまとめることができます。

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toaster teamのグループには2種類あり、チームの誰もが見ることができるパブリックなグループと任意のメンバーしか見ることができないプライベートなグループを設定することができます。チームの方針やセキュリティ運用に応じて使いわけできる点も嬉しいですよね。 

あなたの知識と経験をチームのみんなが待ってる

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toaster teamのコンセプトを中心にご紹介いたしました。

toaster teamは、メールアドレスをご登録いただくだけで、すぐにご利用いただける無料プランをご用意しています。もちろん初期費用や導入費用といったコストを払う必要もありません。

たくさん使ってもらって、toaster teamがあなたのチームのお役にたてると思っていただけたなら、とても嬉しいです。

チームのひとりひとりがもっと笑顔で、もっといきいきと活躍できるように。わたしたちはチームが直面する課題解決に貢献できるよう、サービスの開発を続けていきます。

どうぞよろしくお願いいたします。



仲間のナレッジをひとつにつなげましょう

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