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ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

「チームカルチャーを育むチームの情報プラットフォーム」:株式会社TECODesign 様

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 導入の目的と効果

業種 士業事務所向け ITコンサルティング
企業向けのクラウドサービス導入支援
導入目的 1 社内の業務の可視化
2 顧客先に提出する説明資料としての活用
課題 業務の属人化
効果 1 業務の再現性によるチームパフォーマンスの向上
2 情報やナレッジのオープン化が生まれた

社員の誰もがいつの間にかレシピを作れるようになっていた

一どのようにご利用されていますか?

杉野さん:

当社は、士業事務所さま向けのITコンサルティングや企業向けのクラウドサービス導入支援を中心に事業展開しているのですが、toaster teamでご提出資料のサンプルを作成し、お客様と共有するといった社外用途での活用と経費精算の方法からチャットツールの絵文字の作り方など社内向けの業務マニュアルを整備して利用しています。

一toaster teamのご感想を教えてください

杉野さん:
操作がとにかく簡単で楽々ですよね。導入したのは私自身ですが、社員にはtoaster teamの使い方を一切説明せず、ひとつだけ私がサンプルとしてレシピを作っておいたんです。そうすると、社員の誰もがいつの間にかレシピを作れるようになっていた(笑)。今では、toaster teamでこんな使い方もできるよねとか、こんな操作をするとこんな表現もできるねといった各々がコミュニケーションしながら、クオリティの高いレシピが生まれています。

私どもの会社では、お客様に資料としてマニュアルをご提供することが多いため、お客様がより理解しやすい資料を用意することは必要不可欠です。toaster teamで作成するレシピは文章だけでなく、画像や動画などさまざまな表現ができる点が良いですね。また、コンテンツを1から作り直さなくてもレシピのステップリストを並び替えるだけで資料を整備できるのは便利ですね。以前はエクセルシートで資料作成していたのですが、もう戻れないですね(笑)


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杉野さん:
toaster teamを利用することで、社員ひとりひとりのコンテンツメイキング力が底上げされていると感じています。お客様に提出していただく資料を求める際、つい自分たちにとって処理しやすい書式や手順を求めてしまいがちなんですよね。それだとお客様の立場や視点に立てていない。必要なことは、それぞれのお客様毎に抱える課題に立脚して、お客様が対応しやすい書類や書式をお願いすること。こういったリクエストをしっかりと考えることができたことも、サービスを導入して得られた効果だと思います。

非同期のコミュニケーションのなかで、業務を滑らかに行える

一導入の効果についてはいかがでしょうか?

杉野さん:
「用語集」の機能を使うことで、新しい人たちがチームにキャッチアップしやすくなるのはもちろん、社員自らが社内用語を積極的に蓄積していくプロセスそのものが社内コミュニケーションの闊達化につながっていますね。

企業さんのなかには、あれをやってはいけない、これをやってはいけないというルールベースからはじまるところが多いかと思うのですが、当社ではオープンカルチャーを大事にしており、ひとりひとりが自ら能動的に考え、情報を発信したり意見が言い合える場を大切にしています。そのため、社内共通の言語である社内用語を経営からも強制することなく、社員自らが考えながら設定することで、お互いのコミュニケーション機会やカルチャーづくりにつながっていると感じています。

 

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杉野さん:
また、弊社ではテレワークやフレックスタイムで活躍している社員がたくさんいらっしゃるので、お互いに時間の制約があるなかで業務を進めていく必要があるんですね。そのため、「今日何やりましょう」「あれどうするんですか」「次はどうしたらいいんでしたけ」と都度、ミーティングで打ち合わせしたり誰かの指示を待つといったことが難しい。それぞれ業務内容やタスクが異なるなかで、お互いの時間を同期させることは困難なわけです。


toaster teamで社員ひとりひとりの業務をナレッジとして可視化することで、「これ見てもらえば出来ますよ」と説明の時間が不要になりますし、業務を自分のペースで学んで実践してもらうことができるわけです。非同期のコミュニケーションのなかで、業務を滑らかに行えるかが大事ですからね。

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杉野さん:
業務内容をレシピ化しておくことで、ひとりひとりの業務の属人化を防ぎ、チームの再現性を担保できます。また、ナレッジ共有することで特定の人しかできない業務をなくせていけます。

社内にナレッジやストック情報が蓄積されていない会社さんの多くに見られますが、自分たちの業務を明確に可視化しようとせず、知見や経験を自分だけのものとして囲ってしまう傾向があります。これは自分のノウハウをオープンに共有してしまうことで、自身の強みや評価を失ってしまう怖さをどこかで感じてしまっているからです。

でも、そうじゃないんですよ。きちんとひとりひとりをしっかり評価してあげたうえで、チーム全体のパフォーマンスをあげていくことが素晴らしいんだよとしっかりと伝えていくことが必要なんですね。自己肯定感を担保できる状態になってはじめて、チームへの貢献を自ら考えるようになり、新しいメンバーが入っても同じ成果が出る仕組みづくりを設計できるようになる。結果、ナレッジ共有をみんなで進めていき、特定の人しかできない業務が限りなく小さくなり、お互いに業務をカバーできる関係値や体制が生まれるんです。

そのためにも、チームの情報やナレッジをオープン化する土壌をつくる必要があるわけですが、まさにtoaster teamはチームカルチャーを育むチームの情報プラットフォームの役割を果たしていると思います。

 

資料を大量に取り扱う業界では非常に有効なツール

一どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか?

杉野さん:
士業事務所さまをはじめ、不動産業や建設業などのように専門性の高い資料を大量に取り扱う業界では非常に有効なツールだと思います。たとえば、賃貸契約の場合においても「この資料のこの場所にこの印鑑を押してくださいね」とか「このページのこの資料を郵送してください」など、とにかく資料が多いうえに処理や指示しなければいけないことが多いですよね。

toaster teamで必要な提出書類などを手順毎にまとめ、お客様先にお渡しするだけでスムーズな事務対応ができますよね。自社の業務の棚卸しや可視化はもちろんですが、お客様との資料のやりとりが多い業界や職種では導入後すぐに効果を実感できるツールではないでしょうか。

 

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杉野愼
代表取締役

広島大学工学部第四類卒業。広島大学大学院工学研究科修士課程修了。 医療系IT上場ベンチャー企業に就職。テレアポから営業トークまでを徹底的に分析して、マニュアル化。科学的な営業を取り入れ、トップセールスを継続達成。 中四国大手の社会保険労務士事務所に入社。給与計算部門のリーダー、IT推進室室長。社内のマニュアル整備、IT推進などに注力。またグループ内でコンサルティング会社を設立し、顧客データベースの移行作業や、クラウド労務ソフト等の導入、また業務フローの見直しなどを含めたバックオフィスの業務設計を中心に実施、100件以上の給与・労務・勤怠ソフトの移行作業を実施。

(取材 2020年6月) 

 

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株式会社TECODesign

設立:2019年9月9日
住所:〒810-0041 福岡県福岡市中央区大名1丁目1-32 GLANZビル4階
事業内容:士業事務所向けのITコンサルティング・企業向けのクラウドサービス導入支援
URL:https://teco-design.jp/

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