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ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

「最新の情報やノウハウをその場で共有できるナレッジベース」:ディップ株式会社 様

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 導入の目的と効果

業種 人材サービス
導入目的 1 新入社員・中途社員のオンボーディング
2 従業員ひとりひとりの業務の明文化と棚卸し
課題 1 口頭による業務内容の説明に時間とコミュニケーションコストが発生していた
2 ファイルでマニュアルを作成・共有していたため、最新情報へのアップデートが滞りがちだった
効果 最新の情報やノウハウをその場で共有できるナレッジベースが生まれた

レシピ形式でチームに共有することがとても楽しい

一どのようにご利用されていますか?

西野さん:
当社の次世代事業統括部では、中途社員およびインターンの採用を積極的に行なっています。そのため、入社前に必要な説明や入社時に付与されるノートパソコンのセットアップ、各種ツールや社内システムへの登録手順など従業員のオンボーディングに必要な情報をtoaster teamに登録して利用しています。

一toaster teamのご感想を教えてください

西野さん:
ツールを導入するうえで重要視しているのは、使いやすさと課題解決につながる機能が提供できている点。toaster teamは、ユーザーインターフェイスがとても綺麗。シンプルな画面構成の反面、アップロードした画像の編集をその場ですぐにできたり、作成したレシピの外部公開ができるなど必要な機能がしっかりと備わっていると思いました。

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西野さん:

特に「更新リマインダー機能」はお気に入りの機能です。業務マニュアルの多くは作っても時間が経てば存在を忘れてしまい、更新が滞りがちなドキュメント類ですよね。「更新リマインダー機能」は、作成したマニュアルの更新タイミングを自動的に通知してくれるので、「このマニュアルそろそろ更新しなきゃ」というアップデートの機会を知らせてくれるのが嬉しいです。

また、ナレッジをレシピ形式でチームに共有することがとても楽しく、ナレッジが持つ言葉の重厚さを感じることなく、カジュアルに誰でもかんたんに利用できる素敵なツールだと思います。

ひとりひとりの業務の明文化につながる

一導入の効果についてはいかがでしょうか?

西野さん:
今までは、当部に入社してくる方に対して体系だった説明ができていませんでした。受け入れ担当が口頭で手順を説明したり、情報システム部が準備したノートパソコンのセットアップマニュアルを印刷して配布したり、人事が作成した資料をメールで添付して配布したり、必要時にツールの登録を案内したり。やるべきことが多いのに、主管する部署がさまざまで、情報がばらついていたことが課題でした。

toaster teamを導入してからは、口頭で都度説明する必要がなくなりました。作成したレシピのURLを共有して「こちらを読んでおいてください」の一言で完結するうえ、ファイルの概念を考えることなく、正しい最新の情報をその場で共有できるのでナレッジベースにベストなツールだと思います。

 

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西野さん:
また、チームのナレッジがどんどん溜まっていくことで、目の前や横にいる同僚、隣の部門など異なる人たちのナレッジに触れる機会ができると、他の業務や知らない業務への理解を深められますよね。新しいメンバーに限ったお話ではなく、既存メンバーにも等しく、ひとりひとりのナレッジが行き渡っていくことで、入社年次に影響されない円滑な業務連携にもつながります。ひとりひとりの業務の明文化につながるうえに、自分自身の業務の棚卸しもできることがとても良いと感じました。

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チームの情報を一気通貫で運用できる

一どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか?

西野さん:
新入社員や中途社員などメンバーの受け入れや研修、取り扱うドキュメントが多い企業の人事部や総務部、情報システム部の方々には是非おすすめしたいと思います。また、社内電子書類の格納先がわかりづらいと悩みをかかえている方や、マニュアル類をワードやエクセルのファイルとして作成しているものの、作りっぱなしになって運用されていない環境が生まれている組織・グループにもおすすめしたいですね。チームの情報を一気通貫で運用・管理できるプラットフォームだと思います。

 

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西野翠
リーダー 商品開発本部 次世代事業統括部 dip Robotics

2014年4月、住友電気工業株式会社に入社。経理・営業企画を経て営業の見積システム開発に携わり、その経験から情報システム部やシステム支援へキャリアチェンジ。2019年2月にディップ株式会社にジョインし、現在は次世代事業統括部で全社システム導入や構築をPMとして推進する。バックオフィスDX支援リーダーも務める。

(取材 2020年6月) 

 

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ディップ株式会社
設立:1997年3月
住所:〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1 六本木グランドタワー31F
事業内容:人材サービス
URL:https://www.dip-net.co.jp/



ディップ株式会社 様の導入事例が日本経済新聞に記事掲載されました

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