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ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

「チームの情報基盤をその日から構築できる」:株式会社シーエスレポーターズ 様

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 導入の目的と効果

業種 デジタルプロモーション
導入目的 社員ひとりひとりの業務の棚卸しと見える化
課題 Word、Excelなどのツールでは業務プロセスを「型」化して利活用するのが困難だった
効果 1 業務における共通言語の定着や業務の進め方の平準化を生んだ
2 人材教育や業務引き継ぎにおける時間とコストの大幅な削減

はじめてマニュアル作成する人でも悩むことなく作成

一どのようにご利用されていますか?

遠藤さん:

私が室長を務めているコミュニケーションデザイン室をはじめ複数のセクションでtoaster teamを利用しています。

社員それぞれが日々の業務のなかで取り組んでいることや定型的な業務フローを棚卸ししながら、レシピとしてまとめています。結果として、担当社員が部門を異動したり離れても、新たな担当がその業務の再現性と代替性を担保できる仕組みづくりにつながっていると感じています。

私が会社から求められていることの一つに、社内の情報流通経路の構築というテーマがあり、それを適えるためにも社内の情報流通を促進するツールはいろいろと試してみるようにしていたところ、SNSでみかけたtoaster teamを利用しはじめました。

 

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一toaster teamのご感想を教えてください

遠藤さん:

直感的に操作できるユーザーインターフェイスがいいですね。日々レシピの作成に携わっているメンバーからも作りやすいと好評で、満足度がとても高いです。

画面をスクロールしてレシピを読み進めていくと、左カラムにあるステップのタイトルが閲覧している箇所をしっかりと表示してくれるので、タイトルを意識しながら読み進めていくことができます。

また、作成者にとっても、1,2,3といった具合に工程を確認しながら順をおって作成できる「型」で作成できるため、はじめてマニュアル作成する人でも悩むことなく作成できている印象です。toaster teamの軽快なユーザーエクスペリエンスは作成・閲覧における視認性の高さで、マニュアルの作成しやすさと読みやすさの両方を実現できると感じています。

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社員ひとりひとりのパフォーマンスを最大化する業務マニュアル

遠藤さん:
私自身、さまざまなキャリアを経ながら課題として感じていたのが、会社や組織内のナレッジマネジメントです。人がいて、部門が多岐に分かれて、時間が経つことに比例して、社内やチームにナレッジがどんどん溜まってきます。それ自体は有益なことではあるものの、さらに大事になるのは運用面です。

どのような形式・タイミングで共有するべきなのか、また、それを活用するための方法や手法、ツールには常に課題感を持っていました。たとえば、WordやExcel、OneNoteのようなドキュメント作成ツールやスプレッドシートなどで運用してみたのですが、作成の作法が属人的でばらばらな表記や表現になりがちです。

結果、十人十色なマニュアルやドキュメント類が揃ってしまい、利用する側、つまりマニュアルを読む側が都度、理解するためのリテラシーを求められるなど、読解の工数負担が生まれてしまっていて、確たるツールに出会えていませんでした。

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フォルダの取り扱いやルールを制定しているレシピ

遠藤さん:
少し脱線しますが、私はスポーツトレーナーとしてキャリアをスタートさせしました。そこで、人に伝えること、人に教えること、人に理解してもらうことの難しさを学ぶことができたと考えています。人に伝える際には情報の可視化を大切にし、業務の再現性と代替性は高くあるべきだと考えています。

そのため、社員ひとりひとりのパフォーマンス最大化につながる汎用的な業務マニュアルは、社内の情報流通における最優先課題だと思います。

経験やノウハウを伝えるというのは組織において非常に難しいテーマなんですが、toaster teamを使えば、チームの情報基盤を設計する手間や複雑さが一切なく、その日からチームの情報基盤を構築できてしまいます。とにかく簡単に「ナレッジ作成・共有ができ、活用できる。」このサービス設計がとても秀逸だと感じています。

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SNSの運用方法など、さまざまなレシピを共有

 

「誰かが誰かに教える時間」の最小化に


一導入の効果についてはいかがでしょうか?

遠藤さん:

以前はメンバーによってばらつきがあった業務への理解や対応が、レシピの作成や活用を通じて、業務における共通言語の定着や業務の進め方の平準化につながりました。

業務のなかで自分にしかできないことを作り込んでいくのではなく、それを誰でも同じように出来る状態につなげていくことが大切です。

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遠藤さん:
各々の経験やノウハウを誰でも使えるレシピにしていくこと、すなわち組織のなかに再現性を生み出すことで組織力を高め、「誰かが誰かに教える時間」やコストの最小化にもつながっていると思います。

 

工数・コストの削減と満足度の高さ、両方を実現

一どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか?

遠藤さん:

複数人で業務を行う業界業種のすべての人たちにおすすめできると思います。
特に、多様な書類や手順や工程が多い業務ですね。私自身の経験ですが、住居の契約に際して膨大な書類の手続きに当時、辟易としたんですが、契約書の手続き方法などをtoaster teamのレシピにまとめてしまい、お客さまやクライアントに共有すると、あらかじめ手順が提示できるのでスムーズですよね。

お互いの工数やコミュニケーションコストの削減となり、満足度の高さにもつながるので、導入のメリットは非常に高いと思います。 

 

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遠藤涼介
コミュニケーションデザイン室 室長

デジタルプロモーションカンパニーである株式会社シーエスレポーターズのコミュニケーションデザイン室室長(2020年入社)。自社の広報・マーケティングを行うとともに、年間500件強の相談をもらうSNSセクションでリーダーを兼務し、企業のデジタルにおけるコミュニケーションの戦略に関わる。

(取材 2020年7月) 

 

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株式会社シーエスレポーターズ
設立:2012年10月1日
住所:〒950-0963 新潟県新潟市中央区南出来島1-10-7出来島第一ビル3F
事業内容:デジタルプロモーションの企画・制作
URL:https://www.cs-reporters.com/

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