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ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

「チームのナレッジが属人化の解消と業務の再現性を向上」:株式会社コルク 様

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 導入の目的と効果

業種 クリエイターエージェンシー
導入目的 1 社内の業務オペレーション共有
2 作家さんたち同士のノウハウ共有
課題 チームを横断して効率的にアセット・ノウハウを共有する習慣・場所がなかった
効果 業務の可視化と再現性の実現

専門性が求められる業務の再現性をあげていきたい

一どのようにご利用されていますか?

吉松さん:
当社では2つの「チーム」を作成してtoaster teamを利用しています。ひとつはコルクの社内用と、もうひとつが運営している新人作家さんたちのコミュニティ用です。

社内用としては、コルク社内の各業務のオペレーションの共有が目的です。弊社では、マネジメントする作家さんごとにチームがあり、それぞれ独自のオペレーションで動いています。

具体的な業務はそれぞれ異なりますが、ファンコミュニティの醸成やマネタイズのノウハウなどは会社全体で活用すべきアセットです。今まではこのような会社の中にあるチームを横断してアセットやノウハウを効率的に共有する場所がなく、専門性が求められる業務の再現性をあげていきたいなという課題を感じ、toaster teamを導入しました。

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吉松さん:
もうひとつは、一緒に仕事をしている新人作家さん(以下、作家さん)のコミュニティ用のtoaster teamの「チーム」です。コミュニティ所属の作家さんたちとは普段はチャットツールによるコミュニケーションを行っていますが、チャットの特性上、どうしても有用な情報もタイムラインで流れていってしまい、後から情報を見返せる情報のストック場所が必要でした。

toaster team上では、参加作家さんごとにレシピを作っています。「キャラクターデザインのコツ」や「伝わるとは何か」といった、作家さんが共有してくださった制作ノウハウや知見を、コミュニティメンバーがいつでも参照できるようなナレッジとしてまとめています。

「まずは目次を書いてもらうUI」が最高

一toaster teamのご感想を教えてください

吉松さん:
シンプルで使いやすい!と思いました。機能とUIもわかりやすく、操作に迷わなかったです。ブログサービスを使ったことがある人は誰でも使える印象を受けました。

また、配色や形など雰囲気が親しみやすいのもあり、使っていくうちににどんどん愛着が湧きました。

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 特に左右2分割のレシピ編集画面がすごくいいなと思いました。「目次を書くUI」が最高ですね。従来のエディタのような、真っ白でなページの状態で文章を書くと、読みやすさが書き手に依存してしまいます。toaster teamだとステップにテキストを入れるだけで、自動的に見出しになるのがとても便利で、ユーザーが迷わなくて済むのでとてもありがたいです。

また、レシピを作成していくたびに新着のレシピが埋まっていく様が嬉しいです。使いはじめたばかりのころは、「何か書いてこの空間をもっと埋めたい!」というやる気が湧きました(笑)

ノウハウの可視化がチームのナレッジ化の第一歩

一導入の効果についてはいかがでしょうか?

吉松さん:
作家さんたちに、皆さんの制作ノウハウを貯めたtoaster teamを共有したところ「こういうのがほしかった!」と大変喜んでくれました。コミュニティ内で生まれた貴重なコミュニケーションを、厳選されたナレッジとして記録していくことがコミュニティの価値を高めることに役立っています。


一どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか?

吉松さん:
ドキュメントを書いたり共有したりするツールは、おそらくこのコロナ禍のテレワークやリモートワーク推進によって、さらに使われるようになったと思います。そのため、ドキュメント作成ツールを導入済みの企業さんの中にはtoaster teamを見ても、「似たようなツールは複数もいらない」と感じる方もいらっしゃると思います。

 

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吉松さん:
しかし、toaster teamは他のドキュメント作成ツールと全く違い、手順を書くフォーマットのおかげで、書式がばらばらにならないため、ナレッジを伝える人も読む人もわかりやすいという点です。チームの誰もがアクセスできて、読みやすいナレッジがあることで、属人化の解消はもちろん、業務の再現性が高まると思います。

チャットツールで「○○ってどうやるんですか?」と質問が飛び交う会社や組織の皆さんには特におすすめしたいですね。チャットで説明するより、toaster teamに手順をまとめておいて「こちらをご参照ください」とレシピのURLを教えてあげる方が説明コストも低く、お互いの負担も減ります。まずはそういう身近なところから、ノウハウの可視化をはじめていくことがチームのナレッジ化の第一歩なのではないでしょうか。

 
吉松可余子
Webディレクター、マーケター

2011年にIT企業にWebデザイナーとして新卒入社。ショッピングカートやブログサービス事業にUIデザイナーとして携わる。2015年に退社後、フリーのwebディレクターとして動画ECアプリや、大手出版社のWebメディアの立ち上げ・運営を担当。2018年にコルクに入社後、自社ECのwebコミュニケーション全般の設計や、分析・マーケ等を担当。趣味はマンガを月に50冊以上読むこと。

(取材 2020年6月) 

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株式会社コルク
設立:2012年10月1日
住所:〒150-0001 東京都渋谷区神宮前6-23-3 第9SYビル 3階
事業内容:クリエイターエージェント事業
(作品の編集、著作権管理、ファンコミュニティ運営など)
URL:https://corkagency.com/

 

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