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ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

ナレッジシェアで業務の課題を解決:製造業 篇

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製造業では一定の品質を保つ必要があるため、マニュアルに沿った作業が求められます。紙ベースで作成すると保管や運搬が大変となり、更新も頻繁に行いにくくなりがち。担当者ごとに進め方が異なる、ナレッジの共有をしないといった方が増えれば、品質の低下や事故の発生につながりかねません。さらに市場のダイナミックな変化に対して、フレキシブルな対応も求められています。

この課題は、ナレッジ共有ツールを使ってマニュアルや手順書を電子化することにより解決できます。

製造業の概要

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製造業にはさまざまな形態がありますが、以下にあげる特徴は共通しています。

・いつでも一定の品質で製造する必要がある
・納期に余裕がない場合も多く、スピーディーな対応が必要
・近年では多品種少量生産の希望も多く、臨機応変な対応が求められる

業務の遂行には高い技術力が求められるものの、スキルの高い経験者を採用できるとは限りません。人材確保が難しい時代、経験の浅い方でも短期間で即戦力化が求められるため、業務を進める上でマニュアルや手順書の重要性は増しています。

製造業が抱える4つの課題

製造業はさまざまな課題を抱えています。ここでは「人の活用」や「業務の遂行」という観点から見た4つの課題を取り上げます。

1 紙のマニュアルが複雑かつ多岐で、品質低下やミスの原因に

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製造業では機械を用いて規格に合った製品を作る関係上、使い方や製造方法を厳密に定める必要があります。マニュアルの内容も複雑かつ多岐にわたるでしょう。なかには600以上のマニュアルを持つ企業もあります。

これらのマニュアルは紙ベースという企業も多く、頻繁に更新してその都度、各事業所や 担当者に配布すると時間とコストがかかります。また、最新の状態でなければ、従業員から「見ても役に立たない」と思われかねません。

その結果、あちこちで自己流の作業が行われることになり、製品の品質が均一化されない事態を招きます。また古いマニュアルを使い続けることで誤ったオペレーションを行ってしまい、ミスや事故につながるリスクもあります。

2 スキルの属人化により、人が欠けると事業継続が困難に

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「この道何十年」といったプロフェッショナルがいる職場は多いでしょう。彼らは高いスキルで、貴社の発展に貢献していることは確かです。一方でプロフェッショナルな人達のなかには「技術が生活の糧」と考えるため、ノウハウを囲い込む方もいます。

仕事の属人化は、企業のリスクです。もし「社内で1人しかできない」業務や工程がある場合、その方が欠けると製造や生産、物流に影響が生じ、顧客に迷惑をかけてしまいかねません。

近年では顧客の好みが多様化したことにより、多品種少量生産も求められています。これからの工場では1人がさまざまな業務を行える「多能工」が求められますから、属人化を避ける工夫が必要です。

3 不慣れな人材教育が、新人が定着しない原因にも

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従業員のなかには、教えることを苦手に感じる方も多いのではないでしょうか。なかには「背中を見て覚えろ」「教えないので目で盗め」などという職場もあるようです。

確かに一から十までつきっきりで指導すると、本来やるべき自分の業務が進まないことは確かです。一方で全く教えないと新人が定着せず、企業業績は先細りとなりがちですから、教育には「時間とコストをかけずに育成できる」仕組みが求められます。

4 事故を未然に防ぐ取り組みも求められる

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ハインリッヒは災害の発生について、以下の法則を発表しています。

同じ人間が起こした330件の災害のうち、1件は重い災害(死亡や手足の切断等の大事故のみではない。)があったとすると、29回の軽傷(応急手当だけですむかすり傷)、傷害のない事故(傷害や物損の可能性があるもの)を300回起こしている。
引用:厚生労働省「ハインリッヒの法則(1:29:300の法則)」

職場の安全を守るには「ヒヤリハット」と呼ばれる段階で芽を摘むことが必須です。この取り組みは職場単位はもちろん、全社で事例を共有するとより効果を生みますから、職場を横断したマニュアルの整備が求められます。

ナレッジ共有ツールの導入で、製造業の課題を解決できる

製造業の課題を解決するにはナレッジ共有ツールを積極的に導入し、従業員全員で活用することがおすすめです。これにより情報共有はもちろん、業務の可視化や属人化の防止、有事の危機管理対応が円滑に行えます。導入のメリットを5つに分けて解説します。

1 写真や動画を活用し、その場で正しい手順を確認できる

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製造業は「現場」「現物」「現実」を重視する職種ですから、仕事も五感で理解するとスムーズです。ナレッジ共有ツールなら写真や動画を手軽に挿入できますから、わかりやすいマニュアルを作成できます。

作成にはテンプレートが使えるため、作りやすいことが魅力。文章での説明が苦手な方や難しい手順でも、正しいマニュアルの作成が可能です。

タブレットなどの機器を用いて、手軽に確認できることも大きなメリットの1つです。写真や動画なら見た通りに作業を進めればよいため、人による解釈の違いをなくし、正しい作業を行えます。加えて万が一のトラブル発生時もあわてず正しい復旧方法を確認でき、被害の拡大を防げます。

2 更新や配布、検索など管理が簡単

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ナレッジ共有ツールは、日々の活用やメンテナンスが便利なことも見逃せません。

・更新が簡単
・一斉に配信できる
・必要な項目を探しやすい
・テキストや画像、動画など様々なデータを活用できる
・頻繁に利用するものをお気に入り化できる

これらは、紙のマニュアルにないメリットです。ナレッジ共有ツールを用いることで、圧倒的な業務効率化を実現します。

3 属人化を防ぎ、多能工やマルチタスク化を推進できる

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ナレッジ共有ツールで個々のスキルやノウハウの属人化を防ぎ、業務の再現性や代替性を担保することでマルチタスクや多能工化を実現できる点も大きなメリットです。

・欠員が出ても、業務を代わりに行える
・作業量に応じた人員調整が可能(今日は5人、明日は3人で実施など)
・多種多様な注文に対して、迅速に対応できる

効率的な生産により競争力アップに結びつくことはもちろん、従業員各自のスキルアップによりやりがいを得られ、士気を高める効果も期待できます。

4 新人への教育もスムーズに行える

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ナレッジ共有ツールで予め手順をまとめ、「〇〇を見て覚えておいて」と指示するだけで、教えることが苦手な方でも効率的に育成できます。紙のように、毎回印刷と配布する手間も不要。わからない点だけ質問してもらうようにすれば、新人の理解度チェックも行えますから一石二鳥です。

5 他部門の業務改善やトラブル事例を水平展開できる

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ナレッジ共有ツールの活用により、簡単に事例や解決策をまとめることができます。たとえば、業務効率化を達成できた事例やトラブルシューティングなどを速やかに社内全体へ水平展開することで、他部門の経験や事例を業務改善に役立てることが可能です。

製造業におけるナレッジ共有のポイント

製造業でナレッジを共有するには、わかりやすさと各部署で蓄積された「知」の共有、そして継続的な改善が必要です。これら4つのポイントをみていきましょう。

1 写真や動画を積極的に活用する

ナレッジ共有には現場の仕事ぶりを再現するため、写真や動画を積極的に活用することが有効です。写真や動画ならマニュアル執筆の時間を別途割いてもらう必要もなく、普段の作業風景を撮影すればよいため、手間が省けるうえ、理解が進むメリットも見逃せません。

2 ミスやトラブルの事例・防止方法を共有する

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職場で発生したミスやトラブルは、他の職場でも起こりうるものです。ミスやトラブルの分析を行い再発防止の方法を考えるとともに、全社に向けて積極的に共有することが重要です。

「何が原因で、何をすべきか」にフォーカスした、シンプルな表現を心がけると、忙しい仕事の合間でも読まれます。他部門の方が「自分のこと」としてとらえ行動変容を促すことにより、安全な職場づくりに貢献します。

3 ナレッジ改善の貢献度を評価する仕組みづくりも欠かせない

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ベテランの従業員のなかには「自分だけができる仕事がなくなる」という理由で、ナレッジやノウハウ共有に後ろ向きの方もいるでしょう。積極的にナレッジを共有してもらうためには、ナレッジ改善に対する貢献度を評価する仕組みづくりも欠かせません。

たとえば改善の提案件数や、教育を担当した新人の定着率をみることは、1つの方法です。提案がどの程度業績改善に結びついたかという点も、着眼点の1つとなるでしょう。

またナレッジ改善の推進役を担った方に加点評価をすることも、おすすめの方法です。会社として「ナレッジ共有を推進する」姿勢を示すことで、ベテランからノウハウを引き出し、企業全体の能力アップを加速できます。

4 ナレッジを改善し続ける仕組みを作る

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作成した業務マニュアルや手順書は「一度作ったら終わり」とせず、市場の変化に対応し続けることが求められます。定期的に改善を行うことはもちろん、現場からの改善案を積極的に受け付けることは、業務に役立つナレッジに欠かせません。

また改善提案に対しては、迅速にフィードバックを行うことが重要です。これにより多くの従業員がナレッジ改善に参画し、モチベーションを高めることにつながります。

ナレッジ共有ツールの活用は、業務効率や人づくりに役立つ

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製造業では、以下の課題解決が求められています。

・いつでも最新のナレッジをスピーディーに参照し、業務に生かせる体制づくり
・多能工やマルチタスクが求められる時代への対応
・新人教育の省力化と効果のアップ
・業務改善やトラブル解決事例の水平展開

もう技術といえども、個々の従業員が独り占めする時代ではありません。全社で情報を共有し活用することは効率的な生産だけでなく、人づくり・組織づくりにも役立てます。

チームのナレッジシェアにtoaster teamを活用しよう

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toaster teamはチームを強くするコラボレーションツールです。ご紹介したナレッジシェアの仕組みや業界用語・専門用語を辞書化できる機能など、不動産業界におけるさまざまなオペレーションや人材育成など幅広くご活用いただけます。初期費用・導入費用0円、無料プランもご用意していますので、是非貴社の事業にご活用ください。

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