toaster team |スマートワーク!NEWS

ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

チームの共通言語が強い組織を生み出すワケ 社内用語集の作成と運用ポイント

f:id:toasterhow:20200428170337p:plain

職場では、多少なりとも何らかの社内用語が使われているものです。一方でその運用については、以下のような悩みをお持ちの企業も多いのではないでしょうか。

・業務の遂行に必要であるにも関わらず、なかなか社内用語を覚えてもらえない
・人によって用語の解釈が異なるため、意思疎通が難しい
・用語が追加されたり、定義が変更されたりした場合の更新作業が面倒

これらの課題を解決することは、スムーズな業務の遂行に欠かせません。本記事では社内用語の重要性と用語集の役割を解説した後、用語集の作成・メンテナンスに適した方法について触れていきます。

 

社内用語とは?

f:id:toasterhow:20200428170850p:plain

社内用語の重要性を解説する前に、社内用語そのものの定義をしておく必要があります。加えて社内用語は、業界用語や専門用語とイコールではありませんから、それぞれの違いも確認していきましょう。

 

社内用語の定義

f:id:toasterhow:20200428171010p:plain


社内用語とは、あなたが属するチームや社内で通じる用語のことです。社内用語があることで会社独特の業務などを簡潔に表現でき、業務をスムーズに進めることができます。また社内用語ならば状況に応じて、既存の用語を再定義したり、新しい用語をつくったりできます。

一方で同じ社内であっても、チームごとに社内用語が変わったり、同じ用語でも事業部ごとに意味が異なるといったケースもあります。そのため社内用語であっても、社内の誰にでも通じる言葉とは限らない点に注意が必要です。

なお社内用語は、社内の関係者だけが知っていればよい情報です。そのため、社外秘としている企業も少なくありません。

業界用語や専門用語との違い

f:id:toasterhow:20200428171123p:plain



社内用語は、業界用語や専門用語とは異なります。おおまかな違いは、以下のとおりとなります。

 

種類 意味
社内用語 社内、またはチーム内で通じる用語。一般的な辞書には載っていない
業界用語 同じ業界の方どうしで通じる用語。略語や隠語も多く、一般的な辞書に載っているとは限らない
専門用語 特定の業界や職種で通じる用語。辞書や百科事典などで調べられる

 

たとえば得意先の方に対して社内用語を使うと、相手との意思疎通が取れない場合が多いです。このため社内用語は「仕事に必要な一方、社内でしか通じない」ことを意識して、業界用語や専門用語と別に覚える必要があります。

社内用語のメリット

社内用語を使うメリットは、大きく3つに分けられます。それぞれどのようなメリットがあるのか、順に解説していきます。

 

用語の意味が決まっているため、誰が聞いても同じように理解できる

f:id:toasterhow:20200428171510p:plain



社内用語は一般的な解釈にとらわれず、その意味を一通りに決められることが特徴です。あらかじめ意味を決めた上で関係者に周知・徹底することで、人による解釈の違いを防ぎ、明確な意思疎通が可能となります。誰が聞いても同じように理解するためには、欠かせない言葉といえるでしょう。

企業の経営支援などを行う「株式会社武蔵野」では、自社で用語集を作成し、従業員に周知徹底しています。用語集のなかには「あきらめる」「アフターサービス」といった、一般社会でよく使われる言葉も含まれます。これらをあえて再定義することでコミュニケーションのミスマッチを防ぎ、目標に向かって足並みをそろえることが可能となります。

 

秘匿性の高い情報も円滑にやり取りできる

f:id:toasterhow:20200428171835p:plain


社内用語なら秘匿性の高い情報を、関係者以外がいる場でも円滑にやり取りできることもメリットとして見逃せません。

たとえば店舗で働いている方が、トイレに行きたくなった場合を考えてみましょう。来店客の前でそのまま「トイレ」と話すと、不快感を持たれるかもしれません。

国立国語研究所では「百貨店で使われる秘密のことば」記事において、トイレに行くことを店舗により、以下のように言い換えていることを記載しています。

・遠方
・すけんや
・さんさん

これらは「隠語」とも呼ばれています。秘密裡に情報をやり取りする必要がある場面において、社内用語は欠かせません。

 

チームの結束やチームカルチャーの醸成につなげられる

f:id:toasterhow:20200428172119p:plain


社内用語は、チームの結束やチームカルチャーの醸成につなげる手段としても活用できます。この場合は用語を覚えて使いこなすことが、チームメンバーの一員と感じる瞬間ともなるでしょう。チームの共通言語となるため、帰属意識を高めるためにも有効です。

一例として、クラウド会計を展開するfreee社の事例があげられます。freee社ではさまざまな社内用語が使われていますが、なかでもキャッチーな言葉が多く使われています。加えてバグを「ハッピー」と呼ぶなど、なるべく前向きな気持ちになれる言葉が多いことも特徴です。このことは議論が活発で活気のある職場づくりに結びついています。

 

社内用語を浸透させるには、用語集の活用がポイント

せっかく社内用語を作っても、それだけではチームで活用されず、すぐに忘れ去られてしまいます。社内用語を浸透させるためには組織内での意識づけももちろん必要ですが、同時に用語集の活用も重要なポイントとして見逃せません。

 

チームメンバーが認識を共有する上で、用語集は欠かせない

社内用語を有効に活用するには、チームのメンバーが同じ認識を持つことが欠かせません。もし同じ用語でもメンバーどうしの解釈がばらばらだと、かえって業務効率を下げてしまいます。そのため、用語の定義が明快に記載されている用語集が必要です。

 

社内用語を覚えてもらうには、見やすく検索しやすい用語集が必要

社内用語を覚えてもらうためには、単に用語集があればよいわけではありません。見やすく、すぐ必要な情報にアクセスできることも欠かせないポイントです。

そもそも従業員にとって、新しい社内用語を覚えることは手間や労力を要するものであり、みな「なるべくなら覚えることは少なく済ませたい」と思いがちです。もし見にくい上に必要な情報になかなかアクセスできない用語集だと、覚えることを放棄しかねません。これでは、効果的な業務遂行ができなくなってしまいます。

このため社内用語は、なるべく手間をかけずに覚えてもらえる工夫が必要です。見やすく検索しやすい用語集は必須といえるでしょう。この点で紙ベースの用語集よりも、電子化した用語集のほうが探しやすく、使いやすいことが多いです。

社内用語を活用する際の注意点

f:id:toasterhow:20200428172312p:plain

社内用語を業務で有効に活用するには、注意すべき点もあります。ここでは2つのポイントを取り上げ、それぞれ解説していきます。

 

ビジネスの現状にあわせ、定期的に更新する

社内用語はビジネスの変化にあわせて新しく追加されたり、意味が変わったりします。そのため用語集を作成した場合は定期的な更新を行い、従業員への周知徹底を行う必要があります。

この点でも、Webで用語集を作成することがおすすめです。紙の場合は変更されるごとに作成して印刷し、配布する手間と時間がかかります。一方でWebでの掲載ならば、変更箇所だけを更新することですぐ反映されるため、全従業員がいつでも最新の情報を活用できます。

 

社内用語の使用はTPOをわきまえること

社内用語の使用は、TPOをわきまえることも重要です。そもそも社内用語自体が企業秘密という場合も多いですから、社外でみだりに社内用語を使わないことがおすすめです。

また社内用語のなかには、一般常識で考えると「ふざけている」とみなされる用語もあります。もし社外の方との会話で使ってしまうと、ビジネスマナーに欠けた人という印象を持たれかねません。社内用語の使用は、この点でも注意が必要です。

 

社内用語の管理は、toaster teamがおすすめ

f:id:toasterhow:20200428172710p:plain

ここまで解説したとおり、社内用語を業務に活かしたい場合は用語集の活用が重要です。toaster teamでは、チームに合った用語集を作成し、メンバーで共有できます。ここではExcel(エクセル)での管理と比較しながら解説していきます。

 

Excelでの管理には、さまざまな課題がある

 f:id:toasterhow:20200428172829p:plain

社内用語の管理は、一覧表にまとめられるExcel(エクセル)を使いがちです。Excelは誰でも使い方を知っていて、簡単に使えるツールであることは大きなメリットです。

一方でExcelでの管理には、以下の課題もあります。

・ファイルをいくらでもコピーできるので、どれが最新かわからない
・わからない言葉は、いちいちExcelを開いて確認する必要がある
・社外からの確認がしにくい
・セルに埋め込んだ数式や関数を、他の人が意図せず壊したり、消したりするおそれがある

このような課題を解決するためには、Excel以外のツールを用いた管理が求められます。

 

toaster teamなら社内用語など、業務で使う共通用語を一括管理できる

 

f:id:toasterhow:20200419001921p:plain

toaster teamでは、『辞書機能』を搭載しており、社内用語や業界用語、専門用語など、業務で使う共通用語を一括管理できます。このため、以下のメリットが得られます。

・社内用語なども簡単に登録できる
・一覧画面で用語の説明はもちろん、更新日も確認可能
・辞書にある用語をドキュメント(レシピ)で使用すると、自動的に下線がつく。用語にカーソルを持っていくと、説明文が自動的にポップアップされる

f:id:toasterhow:20200428173026p:plain


toaster teamなら用語を簡単に登録できるだけでなく、わからない言葉もすぐ調べられるため便利です。このためドキュメントに書かれた内容をスムーズに理解でき、業務の効率をアップできます。

f:id:toasterhow:20200428174548p:plain

 

toaster teamなら社内用語を簡単に理解でき、仕事をスムーズに進められる

社内用語はチームで仕事を進める際の共通用語として、重要な役割を果たしています。メンバーが社内用語を理解し正しく使用するためには、用語集の活用が欠かせません。

toaster teamでは社内用語を一覧で確認するだけでなく、レシピに記載された用語の説明も自動で表示できます。このため難しい社内用語でもスムーズに活用でき、仕事を進めやすくなるメリットは見逃せません。まずは無料登録し、メリットを実感してください。

 

toaster.how