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経営者や後任者から感謝される引継書とは?喜ばれる引継書の作り方とポイント

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組織に属している会社員の多くは、転勤や異動が避けられません。ときにはさまざまな事情により、退職する方もいることでしょう。これらのケースでは引継書が作成されますが、その品質は人によりさまざまです。もし内容に不足があったり、誤りがあったりするとその都度問い合わせが必要となり、業務を停滞させかねません。

あなたが今の職務を離任する際には、後任者が業務しやすい引継書の作成が重要です。これは、離任の理由があなたの望まないものであったとしても同様です。これにより経営者や後任者から感謝され、評価も上がります。

本記事では業務引継書をどのように作成すればよいか、ポイントを取り上げ解説していきます。

業務引継書とその重要性

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前任者となるあなたにとって、業務引継書の作成は煩わしいと感じるかもしれません。しかし企業にとって、業務引継書は業務を円滑に進める上で大変重要な役割を担っています。そのため、多くの職場では離任前に業務引継書の作成を求めています。

ここでは業務引継書の説明をした後、その重要性について解説していきます。

そもそも、業務引継書とは?

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業務引継書は、あなたが担当していた業務の内容を後任者に引き継ぐ文書です。引継書に書かれる内容は職種により異なりますが、代表的な項目は以下のとおりです。

・引き継ぐ業務名や、業務の内容
・業務の進め方
・業務スケジュール
・業務遂行の際に注意すべきポイントや、イレギュラーな事態への対処方法
・業務に関する情報の保管場所
・顧客名や顧客に関する情報の保管場所

業務引継書に決められたフォーマットは、特にありません。内容が伝われば、どのような形式で書かれていてもよいといえます。

 

業務引継書は業務を円滑に進める上で欠かせない

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業務引継書は、あなたがいなくなった後でも業務を円滑に進める上で欠かせない文書です。

もし業務引継書を一切残さなかったり、内容が不十分な文書であったりするとどうなるでしょうか。後任者はどのように業務を進めたらよいかわからないため、その都度手を止めて確認しなければなりません。その結果、以下の不都合が生じるおそれがあります。

・前任者に頻繁に問い合わせが来る
・案件を失注する
・顧客の納期を守れず、クレームに発展する
・トラブルに対して迅速に対応できず、被害が拡大する

しっかりした業務引継書があれば、上記の事態を防ぐことが可能です。この点で業務引継書は、企業の業務を円滑に進める上で欠かせない書類です。

 

引継書を作成する上で重要なポイント

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引継書は、ただ作ればよいものではありません。現場で役立ち、経営者や後任者から感謝される引継書にするためには、以下の4つのポイントを重視して作る必要があります。

1 抜けや漏れを防ぎ、プライオリティの高い内容から書き始める

引継書は、後任者が問題なく業務を遂行できることが最も重要です。たとえその業務に詳しくない方が後任者として着任したとしても、独力で問題なく業務を遂行できる品質が求められます。

したがって引継書は、抜けや漏れのないよう作成することが欠かせません。このためには、担当する業務を事前に一通りチェックすることが重要です。特に慣れている業務を引き継ぐ際には意識せず行っている手順もありますから、1つ1つの手順を意識して書き出すことが抜けや漏れを防ぎます。

加えて「重要なことは最初に書く」ことは、引継書でも変わりません。このため、プライオリティの高いものから順に書くことも重要です。

 

2 後任者が使いやすいことを重視する

 後任となる方は、あなたが担当していた業務に詳しいとは限りません。ときには、一から学ばなければならない場合もあるでしょう。もし説明が不十分である場合は、あなたが離任した後もサポートし続けなければならないかもしれません。

このため引継書はその業務に詳しくない方でもスムーズに理解できるよう、わかりやすく記述することが求められます。疑問や誤解が生じないことも重要ですから、「面倒くさい」と思わずていねいに記載することが必要です。図を活用することも、よい方法の1つです。

 

3 要点を簡潔、かつ的確に記入する

 引継書は、ボリュームがあれば良いものではありません。後任者は多忙な業務のなかで時間を割き、最短の時間でどのような業務を行えばよいか知る必要があります。

このため引継書は、なるべく簡潔な表記が求められます。わかりやすさを損なわない範囲で、なるべく的確かつ短い表現を使いましょう。箇条書きや表の利用は、わかりやすさと簡潔さを両立できる点でおすすめです。

 

4 上長や顧客に判断を求めるポイントは特に正確に

どの業務でも、担当者1人で完結できる業務は多くありません。上長や顧客に判断を求めるケースは、少なからず発生します。この判断が適切に行われない場合、企業の信用や業績に大きな悪影響をおよぼしかねません。

このため上長や顧客に判断を求めるポイントは申し送り事項として、正確に記入する必要があります。後任者はどのようなケースに遭遇するかわからないわけですから、可能な限り経験したケースについて、簡潔かつ漏らさず記入することが求められます。

 

引継書はいつから、どのように作ればよいか?

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現場で役立つ引継書をつくるためには、できるだけ早いうちに、正しい方法で作成することが重要です。ここでは引継書をいつからどのように作ればよいかという点について、解説していきます。


引き継ぎの1週間前までに完成するようスケジュールを立てる

引継書は重要ですが、「業務の引き継ぎ」という観点から見ると、引継書は付属する書類の1つでしかありません。それは引継書を作成した後、上司や後任者へ引き継ぎ内容を説明することも重要であるためです。このため「明日から転勤してくれ」と言われた場合はともかく、そうでない場合は引継書を作って終わりにすることはよくありません。

引き継ぎは、退職や異動する3営業日前に終わらせることが良いとされています。これを実現するためには、引き継ぎの1週間ほど前までに引継書を完成できるようスケジュールを立て、作成を進めることがおすすめです。

 

引継書の作成ステップ

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引継書の作成は、以下のステップで進めるとよいでしょう。

①担当していた業務の内容を整理する
②引継書に記載する範囲を決める
③引継書を作成する

引継書の作成は、まずあなたがどのような業務を行っていたか、整理することから始まります。細かい作業や雑用のような仕事も、1つ1つピックアップしていきましょう。メモで書き残すことも重要です。またたまにしか行わない業務は忘れてしまいがちですから、過去の記録を調べるなどの作業も必要です。

あなたが担当していた業務をすべてピックアップしたら、引継書に記載する範囲を決めます。このように書くと、「全部ではないか?」と思う方もいるかもしれません。確かに担当する業務のすべてを1人で専任していたのであれば、そうなります。一方で「ビル管理の検針業務」や「レジ担当のレジ業務」などのように、職場によっては全員が交替で担当する業務もあります。このような業務のやり方は全員が知っているわけですから、わざわざ引継書に書く必要はありません。

引継書に書くべき内容が決まったら、作成に取りかかりましょう。以下の点に注意して書くことが求められます。

・業務の目的
・いつ(あるいはどの程度の間隔で)、どのような方法で実施すべきか
・関係する方や他部署、顧客など
・作業を行うべき正しい手順
・実施する上で注意すべき、または誤りやすいポイント
・作業終了後の報告先や締め切り

上記のように進めることで、漏れや抜けがない引継書を作ることができます。

 

引継書作成の注意点

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引継書を作成するためには、このほかにも注意しておきたいポイントがあります。ここでは3つのポイントを取り上げ、それぞれ解説していきます。

1 業務が全体のなかでどのような位置づけになるか明示し、重要度を共有する

企業で行われている業務は、それぞれ重要度が異なります。重要度の一例として、以下のものがあげられます。

・毎日必ず実施しなければならない
・いかなる事情があっても期日厳守
・数日延ばしてもよい
・多忙ならばやらなくてよい

引継書の作成には、各業務に関する重要度も共有する必要があります。これにより、後任者がスムーズに業務を行う助けとなります。


2 必要な方がすぐ使える場所に保管しよう

 もし後任者が決まっている場合、引継書は後任者が責任をもって保管するべきものです。しかしビジネスの現場においては、離任時点で後任者が決まっていない場合も少なくありません。

その場合、引継書はわかりやすい場所に保管することがおすすめです。もちろん保管場所を周知徹底することは欠かせませんが、職場の方がよく目につく場所に保管しておくと、探す手間などが省けるため助かります。

 

3 未完了事項は漏れなく記載を

引き継ぎ時点において未完了の案件があるケースは、少なくありません。もし後任者がこのことを知らないまま業務を進めてしまうと、トラブルに結びつきかねません。このことは、ぜひとも避ける必要があります。

そのため引き継ぎを行う際には、以下の事項を漏れなく記載することが重要です。

・未完了事項の項目や内容
・それぞれについてどこまで進んでおり、後任者は何をしなければならないか

 

引継書に便利なテンプレート

後任者に引き継ぐ内容は、個々の業務によって大きく異なります。このため、引継書は一から作成しなければならないとお考えの方も、多いかもしれません。

実際には引継書にも、豊富な種類のテンプレートが存在します。ここでは無料テンプレートを提供している代表的なサイトを紹介し、それぞれの特徴を解説していきます。

 

その1:事務引継書『ひな形の知りたい!』

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「ひな形の知りたい!」サイトでダウンロードできる事務引継書は、Wordで提供されるひな形です。記載が必要な項目は以下のとおりと、シンプルであることが特徴です。

・年月日
・引継者と引受者(後任者)
・引き継ぎ事項
・処理未了事項
・その他備考

一方でフォーマットの自由度が高いため、業務の実態にあわせて柔軟に対応できることも特徴です。特に「引き継ぎ事項」の項目では箇条書きや表、図などを挿入できるため、見やすく使いやすい引継書に仕上げることが可能です。

 

その2:業務引継書テンプレート『経費削減実行委員会』

 

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「経費削減実行委員会」のテンプレートサイトは、項目がシンプルであることが特徴です。特に、引き継ぐべき業務が多岐にわたる場合に便利です。

書類に記載する内容は、大きく以下の8つに分けられます。

・年月日
・所属部署、役職、氏名
・後任者
・引継完了日
・引継業務
・備考
・引継書類
・チェックボックス

それぞれの項目には、詳細な内容が書かれるわけではありません。むしろ位置づけとしては「引継書類の表紙」に近いものとなります。このため引き継ぐべき内容そのものは、他の書類で作成する必要があります。

 

その3:年間・月間スケジュール『Carrer Sign』

職務によっては、毎月、または毎年決められた時期に業務が発生する場合もあります。一例として、給与計算や経理の業務があげられます。このような職務を引き継ぐ場合は、業務スケジュールもまとめておくことが求められます。

「Carrer Sign」では、年間スケジュールと月間スケジュールそれぞれを記載するテンプレートを用意しています。項目を埋めるだけでよいので、多忙な方でも手軽に業務スケジュールを作成でき、業務を引き継ぐことができます。



必要な書類をセットで用意しているテンプレートも

業務の引き継ぎは、あわただしいなか進められることが多いです。そのためいろいろなテンプレートを探している時間はないと思う方も、いるかもしれません。

このようなケースに対応するため、経費削減実行委員会では「業務引継セット」を用意しています。1つのExcelファイルのなかに、以下のシートがセットされていることが特徴です。

・目次(引き継ぎ内容全体を記入するシート)
・スケジュール(10日間用、マンスリー用、デイリー用)
・補足資料
・業務引継報告書

このテンプレートに沿って必要事項を記入していけば、業務の引き継ぎに必要な書類が完成する点が魅力です。

toaster teamで普段の業務をナレッジとしてまとめておこう

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業務の引継書類は、必ずしも書面で用意したり、ファイルとして残しておく必要はありません。重要なことは、後任者がスムーズに業務を行えることです。そのため、何らかの形で引き継ぎ事項がドキュメント化されていればよいわけです。

この点では、toaster teamも適するツールです。貴社の関係者だけがログインできる専用サイトで作成することで、ドキュメントを簡単に共有できます。これにより引継書にはドキュメントのありかを示せばよく、手間が省けます。

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さらに、普段から業務におけるノウハウをナレッジとしてまとめていれば、離任が決まってからあわててドキュメントを作成する必要もありません。このため、引き継ぎの際に文書を作成する手間が大幅に軽減できます。

このように普段の業務をtoaster teamを活用しナレッジとしてまとめることで、業務引き継ぎの手間を大幅に軽減することが可能です。業務の引き継ぎを楽にするために、toaster teamの活用をご検討ください。

 

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