toaster team |スマートワーク!NEWS

ナレッジシェア&ワークフローツール「toaster team(トースター チーム)」の使い方やチームを強くするTips、活用事例などをご紹介いたします

ナレッジシェアで業務の課題を解決:教育・学習支援業 篇

 

f:id:toasterhow:20200711201124p:plain

教育業界は教える内容やレベルに目が向けられがちですが、事務手続きの量が多いことも特徴です。書類を正しく記入することはもちろん、チェックや管理は大変です。加えて学校教育法や資格に関連する法令(税法など)の改正にも対応しながら、効率的に業務を進めなければなりません。もちろん生徒の状況やニーズを把握しつつ、学力向上に結びつく授業を行うことも欠かせない条件です。

この課題は、マニュアルや手順書などをデジタル化するナレッジ共有ツールで解決できます。

教育業界の概要

f:id:toasterhow:20200711201509p:plain

教育・学習支援業にはさまざまな業態があります。どの業態でも施設内には教職員のほかに、生徒がいることも特徴です。

・学校教育法に基づく教育機関(幼稚園、小・中・高等学校、大学、専門学校など)
・学習塾や予備校などの学習支援機関
・語学や資格取得を目的とするスクール
・カルチャースクール
・企業向けに社員研修を行う企業

学校教育、社会教育、職業・教育支援、学習塾、教養・技能教習業など、どの業態でも、生徒の要望にこたえることが求められています。教員だけでなく事務職においても、応対が多い業種といえるでしょう。

また、人手不足や長時間労働も課題で、人材の育成と業務の効率化が求められています。

教育業界が抱える5つの課題

教育業界はさまざまな課題を抱えています。ここでは「人の活用」や「業務の遂行」という観点から見た5つの課題を取り上げます。

1 生徒それぞれに即した教育を行う必要がある

f:id:toasterhow:20200711201336p:plain

学びのレベルとスピードは、生徒により異なります。多くの生徒に充実した学びを与えるには、生徒それぞれに即した教育が求められます。以下にあげる内容を、全ての教員で共有することは欠かせません。

・授業で指導した内容や生徒の理解度、誤答が多いポイントなど
・生徒からの質問と回答
・学習の目標や課題

加えて、他の教員からコメントを受けられる仕組みづくりも重要です。これにより生徒に対して満足できる内容の授業を提供でき、学力のアップに結びつけることが可能です。

もちろん、新しく教員となった方も例外ではありません。組織で蓄積されたノウハウを共有し、生徒の学力アップに貢献できる仕組みが求められます。

2 試験情報や受験制度の変更に対応する必要がある

f:id:toasterhow:20200711201702p:plain

適切なアドバイスを行うには、試験情報や受験制度を正確に把握することが欠かせません。

一方でこれらの情報や制度は、しばしば変更・更新されます。2019年に大学入試で英語民間試験の延期が報道されたことは、記憶に新しい一例です。

・試験地や試験科目、試験方式の変更
・受験資格や科目免除の条件
・合格ライン
・試験の中止、延期に関する情報

業務を適切に遂行するには情報を積極的にウォッチする必要があるものの、その範囲は広く、個々の教員やスタッフが日常業務のかたわら常に最新の情報を把握することは、なかなか難しいのが実情です。

3 手続きに関連する書類の取り扱いが多い

f:id:toasterhow:20200711202510p:plain

書類の取り扱いが多いことも、課題の1つです。

・申し込み書類(申込書や願書、契約書など)
・身元保証人に関する書類
・成績証明書、卒業証明書
・支払に関する書類(引き落とし口座の記入や、ローン申込書など)
・奨学金や補助金に関する書類(JASSOの奨学金や、教育訓練給付に関する書類など)

書類は、迅速かつ正確に処理する必要があります。「手続きに必要な書類が一部足りない」「後で記入漏れや捺印漏れに気づいた」「処理の順序を間違えた」という事態は、ぜひとも防ぎたいものです。担当するスタッフによるばらつきを生まないためにも、事務処理手続きの標準化が求められます。

4 施設の運用や来訪者対応のマニュアル化も求められる

f:id:toasterhow:20200711202429p:plain

施設の運用や来訪者への対応も、周知徹底が必要です。スタッフひとりひとりの解釈で対応してしまうと以下にあげるトラブルに結びつきかねないため、誰でも同じ対応ができるようにしなければなりません。

・施設の利用可能時間を過ぎて滞在し、警備員を出動させる
・不審者の入館を許してしまう
・機器や薬品の取り扱いを誤り、故障や事故を起こす

近年ではタブレットやオンライン授業など、IT機器を活用する授業も増えています。トラブルや故障を防ぐには、機器やWebツールの正しい取り扱い方を共有する必要があります。

5 異常時や災害など、いざという時の対策も必要

f:id:toasterhow:20200711202117p:plain

事故や火災、災害、感染症などが発生した際、教職員や生徒への対応を考える必要があります。

・避難や適切な誘導
・児童や生徒を安全に登下校させる方法
・休業や休室の判断

有事下でも速やかに判断し生徒の安全を保てるよう、危機管理を目的としたマニュアルの整備が求められます。

ナレッジ共有ツールの導入で課題を解決

さまざまな課題を解決するには、ナレッジ共有ツールを積極的に組織に導入し、教職員やスタッフ全員で活用することがおすすめです。これにより情報共有はもちろん、業務の可視化や属人化の防止、有事の危機管理対応が行えます。導入のメリットを4つに分けて解説します。

1 生徒に合った教育を実施でき、属人化も防止できる

f:id:toasterhow:20200711202736p:plain

ナレッジ共有ツールを導入するメリットは、教員どうしが双方向のコミュニケーションを気軽にできる点にあります。カリキュラムや生徒から受けた質問、生徒それぞれが間違いやすいポイントなどのノウハウを共有すれば、業務の再現性と代替性が担保できます。結果、迅速な生徒への適切な対応をはじめ、生徒それぞれに合ったよりよいカリキュラムづくりや運営に寄与します。

新しくオープンした教室や新人の教員でもナレッジ共有することで、スムーズな対応や運営が実現できるため、「先生によってレベルがばらばら。当たり外れがある」などとレピュテーションの毀損を防ぐことができます。属人化を廃することで、高い品質の教育ならびに運営が可能となり、将来的な生徒の獲得や事業成長につながります。

2 最新の受験制度や試験情報を組織全体で共有

f:id:toasterhow:20200711202917p:plain

最新の試験情報や受験制度を教職員全員で共有することで、受講生に対する適切な指導やアドバイスに活かせます。

また、ナレッジ共有ツールのコメント機能を活用することで、情報の相互補完やフィードバックが適宜行えるため、最新の情報を正しく保つ仕組み化につながることもポイントです。さらに、受験制度や方針が改正された場合も同様に、速やかに情報のアップデートが行えるため、プリントように更新のたびに都度印刷し、配布し直す必要がない点もメリットです。

3 書類に関するミスを防止でき、円滑な処理が可能

f:id:toasterhow:20200711203040p:plain

書類の管理や処理は、ナレッジ共有ツールによる効果の代表例です。例えば、以下にあげる項目をまとめることで、ぶ厚いマニュアルの管理やページを探す手間も必要なく、誰でも正確かつ迅速に必要なナレッジを活用できます。

・生徒や保護者と受け渡しする書類(入学・入塾手続きや契約書)
・記入項目のチェック事項
・書類の処理手順(システムへの入力や保管など)

また、書類の手続きや管理方法、間違いやすい記入ポイントなどをマニュアル化しておくことで、ヒューマンエラーによる手続き遅延や再提出の防止につながります

4 生徒・受講生、教職員、スタッフの安全安心をサポート

f:id:toasterhow:20200711203122p:plain

施設の利用方法や来訪者対応、緊急時の対応などをナレッジ共有ツールで手順化し、教職員やスタッフ全体で共有しておけば、あらゆる事態に迅速且つ正確に対応できます。たとえば教室に設置された生徒用PCなどのIT機器に不具合が発生した場合、復旧方法をマニュアル化しておけば、誰でも速やかに復旧対応が行えます。

さまざまな危機管理対応マニュアルを整備することで、さまざまな有事が発生した際に生徒・受講生、教職員、スタッフの安心安全を守ることにつながります。

教育現場で役立つナレッジ共有ツールを作成するポイント

敎育現場で役立つナレッジ共有ツールを活用するためには、わかりやすさと継続的な改善が必要です。ナレッジ作成の際に押さえておきたい3つのポイントを解説します。

1 画像や動画を活用しビジュアルでより「わかりやすく」する

f:id:toasterhow:20200711203317p:plain

教育の業務ではさまざまな書類があり、国や都道府県などから書式が決められているものも多いです。多種多様な書式に対して、正しく記入しなければなりません。加えて教室や窓口業務など、学生と対面で行う業務も多いため、迅速且つ適切な対応が求められます。

また、ベテラン、新人に関わらず正しく対応する必要があるため、やるべき内容を一目で理解できる工夫が重要です。

・書類の記入方法やチェック方法は、記入例を提示しポイントをわかりやすく示す
・書類の処理方法を1、2、3...のような順番を付けて記載する
・機器の扱い方や異常時の対応は、できるだけ図やイラスト、写真を活用する

画像や動画を活用することで、未経験の方でも短期間で業務の理解や習得が可能となります。

2 ナレッジ作成の際はさまざまな職種の方を巻き込む

f:id:toasterhow:20200711203348p:plain

ナレッジ共有ツールは、すべての職種で積極的に活用されてこそ導入の効果を最大限に発揮します。個々の教職員が独自のマニュアルを作って運用するよりも、組織知としてまとめることで誰でも「わかる」「できる」状態にし、スムーズな運用や対応を実現するためです。作成にあたっては、さまざまな役割の方が関わる「ナレッジ作成チーム」を設けることが有効です。

第一線で働く教職員や支えるスタッフがともに知恵を出し合いナレッジ作成することで、より現場の実態に即した実用的な運用対応や知識を共有できます。他のノウハウや成功事例を知ることで、よりよい仕事の進め方や新しい改善ポイントに気づくことも多いでしょう。ナレッジ共有ツールを整備することで、教職員の意見や知恵を出しやすくし、効率よく働きやすい職場づくりにも貢献します。

3 ナレッジを常に改善し続ける

f:id:toasterhow:20200711203550p:plain

作成したナレッジ共有ツールは「一度作ったら終わり」とせず、以下の要望や変化に対応し続けることが求められます。

・事業環境の変化
・法令改正
・教職員や受講生からの要望

現場の意見や提案を集め、ナレッジを常にアップデートし続けることが重要です。これにより、従業員のナレッジ共有に対するモチベーションも高まり、ナレッジ共有そのものが職場の文化の1つとして根付きます。

ナレッジ共有ツールの活用は、情報共有と属人化の解消に役立つ

f:id:toasterhow:20200711203725p:plain

教育業界では情報共有と教職員のスキルの底上げ、属人化の解消が重要なポイントです。そのためには、ITを用いたナレッジ共有ツールの活用が有効となります。

業務の進め方や疑問点をスピーディーに確認できる仕組みを設けることで、正しく業務を進められ、働きがいのある職場にできます。加えて入社したばかりの新人も、短期間で戦力に育て上げることが可能です。

このような取り組みにより受講生や保護者の満足を得られ、貴校の業績アップに貢献できます。

 

チームのナレッジシェアにtoaster teamを活用しよう

f:id:toasterhow:20200508152634p:plain

toaster teamはチームを強くするコラボレーションツールです。ご紹介したナレッジシェアの仕組みや業界用語・専門用語を辞書化できる機能など、不動産業界におけるさまざまなオペレーションや人材育成など幅広くご活用いただけます。初期費用・導入費用0円、無料プランもご用意していますので、是非貴社の事業にご活用ください。

toaster.how