業務においては、さまざまな文書が使われます。なかでも以下のような文書はよく使われるものの、それぞれの役割と違いをはっきり説明できない方も多いのではないでしょうか。
・マニュアル
・手順書/作業標準書
・規定集
・取扱説明書
上記の文書は業務フローを業務プロセスとして「見える化」する点で、また作業の標準化を行う上で重要な役割を果たします。文書をどう生かすかにより、チームの業績や働き方まで変えるといえるでしょう。
toaster teamは、業務プロセスを可視化できるツールです。また、メンバーや外部との共有も簡単です。効果的に仕事を進める上で欠かせないツールといえるでしょう。本記事では業務フローの可視化とtoaster teamができることについて、詳しく解説していきます。
業務フローとは
業務で使われる文書の多くは、業務フローが出発点となります。業務フローとは、業務がどう進むかひとめでわかりやすくするために作成する図のことです。さまざまな記号が使われることが特徴で、どこにどのような記号を使うべきかは、日本工業規格などにより定められています。
業務フローにより、「いつ、どのような状況になったら、何をするべきか」がわかりやすくなります。判断をする際にも、明確な基準をもって行えるようになるでしょう。
加えて業務を進める上で発生するケースを洗い出す上でも、業務フローは欠かせません。しっかり作成することにより、業務を漏れなくすすめ、イレギュラーなケースにも落ち着いて対応することが可能です。
業務フローの可視化は、業務をスムーズに進める上で重要
業務フローの可視化は、業務をスムーズに進める上で重要です。なぜなら可視化することで、業務を「特定のベテランだけが行う仕事」から「書かれたとおりに行えば誰でもできる仕事」に変えることができるためです。その結果、以下のメリットが得られます。
・ミスや操作間違いなどによる手戻りが減り、工数などが削減できる
・経験が浅い方でも任せられる仕事が増える
・ベテランへの業務集中を防げる。そのため、さらに上のレベルの仕事を任せられる
もし業務フローを可視化しないと、以下のようなデメリットにつながるおそれがあります。
・業務の属人化が解消されない。もしベテランが離職すると、業務が進まなくなるリスクを負う
・人によって進め方がばらばらとなるため、業務の品質が一定しない
・異動などで担当者が交代した際、前任者が行った業務の引き継ぎに苦労する
上記のような事態は、企業にとって好ましいとはいえません。標準化できる業務はできるだけ可視化して、無駄を省きリスクを下げることが、企業として望ましい判断といえます。そのためには業務フローの可視化が重要であり、これからの企業では避けて通れません。
マニュアル・手順書/作業標準書・規定・取扱説明書 それぞれの種類と役割
業務フローは、そのままでは現場の業務に活用できません。何をどの順番でどのように行うべきか、業務プロセスとして明文化する必要があります。
これらの文書は、以下の4種類に分けられます。それぞれの主な目的と役割は、以下のとおりです。
マニュアル
業務に関するノウハウと業務全体の進行方法をまとめた文書。業務の前提条件、業務の進め方や判断のポイント、完了とする基準などが記載される。細かい作業手順は、「手順書」や「作業標準書」で記載される。
手順書・作業標準書
業務の目的を達成するための作業方法を具体的に記した文書。この方法で行えば、誰でも同じ製品や成果物が得られる
規定
業務を進める上で守るべきルールを指す。企業内のローカルルールとして定められるものと、法令で定められているものに分けられる。
取扱説明書
機器や機械、ソフトウェアなどの具体的な操作方法を記述・図解したもの。マニュアルや手順書と異なり、業務そのものを実現するための説明は含まれない。
上記で示すとおり、業務プロセスを表現する文書はさまざまです。これらは使いみちも異なりますから、目的にあわせた適切な記載が求められます。
もし内容がわかりにくいと読まれない文書になってしまうため、業務プロセスの可視化につながりません。せっかく作った文書が使われないと無駄になってしまうことは、避けなければなりません。このため読まれる文書を作るには、作成方法の工夫が必要です。
業務プロセスの可視化は、toaster team におまかせ
業務プロセスを可視化するには、わかりやすさが重要です。toaster teamは「現場で使われる」業務プロセスの文書作成に適したツールです。
・文書の作成が簡単でスピーディー
・文書を複数のメンバーで共同編集し、管理できる
・編集者以外でもコメントをつけ、文書の品質向上に貢献できる
・作成した文書は、社外の方とも共有できる
それぞれどのようなメリットがあるか、詳しく解説していきましょう。
「レシピ」を簡単に作成できる
「専用ツールを使うのなら、難しそう」そうお考えの方も、多いのではないでしょうか？しかしtoaster teamなら簡単です。WordやGoogle Docsを使う感覚で、手軽に業務プロセスを可視化した文書「レシピ」を作成できます。もちろん表の作成も簡単。図や画像なら、貼り付けるだけで簡単に作成できます。説明するための矢印なども自由自在に挿入可能です。
このように簡単にすばやくレシピを作成できることが、toaster teamの魅力です。
自由にグループを作成し、メンバーで共同管理できる
toaster teamでは、自由にグループを作成できます。文書の特徴に応じて、また公開したい範囲に応じて、グループに加えるメンバーを柔軟に調整できることは大きな強みです。
これに加えて、toasterでは文書を複数のメンバーで、共同して編集や管理することが可能です。1人で管理するよりもスピーディーに更新できますから、文書を実情に合った、正確な状態に保つことが可能です。
レシピに質問やフィードバックを投稿できる
toaster teamでは編集者でなくても、チームメンバーの誰でも共有されたレシピにコメントを投稿できる点も特徴の1つです。疑問点や改善ポイントをコメントで記すことで、ドキュメントの改善や更新に携わることができます。これによりメンバーそれぞれの知恵を「組織知」として、文書に取り込むことが可能です。
これはメンバー全員が業務プロセスの改善に取り組むという観点でも、有効な機能です。これにより、現場で活用される文書が作成できることも、toaster teamの強みといえます。
作成したレシピは、社外の人たちとも共有できる
toaster teamで作られた業務プロセスの文書は、toaster teamに参加していない方に共有できることも特徴の1つです。その方法は簡単で、以下の3つの手順を踏むだけで行えます。
1 レシピのリンクボタンを押す
2 「外部公開の設定」をONにする
3 表示された外部公開用リンクを、関係者と共有する
このため顧客や取引先など、社内のグループへの参加が難しい方であっても、業務に必要な情報を簡単に共有できます。このことは、魅力の1つとして見逃せません。
toasterの活用で、業務フローを簡単に可視化し、共有できる
業務フローはtoaster teamの「レシピ」を作成することで、簡単に可視化できます。図や表も簡単に挿入できますから、誰でも同じ作業が行えます。これにより作業を標準化でき、無駄とミスを減らすことが可能です。同時に、ベテランへの業務集中も防げる点は見逃せません。
業務フローと業務プロセスの可視化は、仕事の進め方を変え、業績をアップできるきっかけになります。貴社もtoaster teamを活用して、業務の可視化を進めてみてはいかがでしょうか？